Helpium AI Workflows en acción: reembolsos, seguimiento de envíos y bienvenida a nuevos visitantes

Todos los equipos de soporte tienen conversaciones que responden exactamente igual una y otra vez. Reembolsos. Dónde está mi pedido. Un nuevo visitante en la página de precios que necesita un pequeño empujón. Creamos Helpium Workflows para que la IA pueda encargarse de eso automáticamente, de la misma forma cada vez, mientras tu equipo se enfoca en los casos más difíciles.

En este post vamos a recorrer los tres workflows preconfigurados que hoy incluye Helpium, más un cuarto ejemplo que podés construir vos mismo.

Qué es un workflow, explicado simple

Un workflow es una receta de “cuando pasa X, hacé Y, después Z”. X es el disparador. En Helpium eso puede ser “un cliente nos escribió” (trigger de conversación) o “nosotros iniciamos la conversación” (trigger proactivo). Y y Z son pasos.

Un paso puede preguntarle algo al cliente, buscar información, decidir qué camino seguir, enviar una respuesta, derivar a una persona o finalizar el flujo.

Construís el workflow visualmente. Sin código, sin planillas. Elegís un trigger, agregás pasos y los conectás.

Caso de uso 1: manejar pedidos de reembolso

Helpium incluye un preset llamado Refund request handler.

Esto es lo que hace, paso por paso. El cliente menciona un reembolso. El workflow pide el número de pedido. Después ejecuta un paso llamado Get order que busca la orden y confirma que exista. Luego pregunta el motivo y usa un paso Classify para categorizar la respuesta. Un paso Condition decide si el reembolso aplica o no. Si aplica, un paso llamado Process Refund ejecuta el reembolso y le confirma al cliente. Si algo falla en el camino, la conversación se deriva automáticamente a una persona con toda la transcripción.

Todo ese flujo, de punta a punta, corre en el tiempo que tardás en leer este párrafo. El cliente nunca queda esperando a que un agente vuelva del almuerzo.

Caso de uso 2: dónde está mi pedido

Nombre del preset: Order tracking.

El cliente pregunta por un envío. El workflow pide el número de pedido, ejecuta un paso llamado Lookup Delivery Statusy responde con la última actualización del correo o transportista. Si la búsqueda falla o el pedido todavía no fue enviado, el workflow deriva el caso para que una persona investigue.

Esto ocurre en un solo ida y vuelta. El cliente pregunta, la IA busca, la IA responde. La idea es simple: nadie de tu equipo tiene que copiar un número de orden en el panel de la empresa de envíos.

Caso de uso 3: saludar nuevos visitantes en tu landing page

Nombre del preset: Convert visitors into subscribers.

Este es un workflow del tipo proactivo. Se ejecuta en una página de marketing cuando llega un nuevo visitante y todavía no tiene un chat abierto. El workflow empieza con un saludo amistoso, hace una pregunta abierta sobre qué está buscando la persona, pide su email y termina agradeciendo e invitando a seguir haciendo preguntas.

La galería de presets funciona así: elegís uno, lo instalás, revisás los pasos y lo activás.

Está diseñado para ser conservador a propósito: solo se ejecuta para visitantes que todavía no están identificados, así evitás que un cliente recurrente reciba por error el mensaje de bienvenida para nuevos usuarios.

Caso de uso 4: un ejemplo vertical que podés construir vos mismo

Reservas de hotel.Helpium no incluye un preset específico para hoteles, pero los bloques disponibles permiten construir uno en una tarde.

Un ejemplo simple:

• Trigger: el huésped manda un mensaje preguntando disponibilidad.
• Ask: fecha de entrada y cantidad de noches.
• Ask: tipo de habitación o rango de presupuesto.
• Action: un paso personalizado consulta tu sistema de reservas para ver qué habitaciones hay disponibles.
• Send reply: enviar una respuesta con las opciones encontradas.
• Handoff: derivar la conversación a una persona con las preferencias del huésped, ya que probablemente quieras que alguien confirme manualmente la reserva final.

Los mismos bloques sirven para agencias de viaje, reservas de restaurantes, inscripciones a cursos o cualquier flujo donde los clientes hagan siempre las mismas preguntas y tu equipo consulte siempre el mismo sistema.

Qué hay realmente detrás de escena

Todos los workflows de Helpium están construidos usando estos pasos:

• Trigger: inicia el workflow.
• Ask: hace una pregunta al cliente y espera la respuesta.
• Classify: convierte una respuesta libre en una categoría.
• Condition: toma decisiones según un valor.
• Action: ejecuta una AI Action (una búsqueda externa, una API o una herramienta).
• Wait: pausa el workflow por un tiempo determinado.
• Handoff: deriva la conversación a una persona.
• End: finaliza el workflow con un resultado.

Podés combinar estos bloques para construir prácticamente cualquier flujo.

Probalo sin romper nada

Cada workflow incluye un simulador. Podés ejecutar conversaciones falsas antes de activarlo para clientes reales. El simulador detecta errores simples (como preguntas faltantes o pasos mal conectados) antes de que lleguen a una bandeja real.

El simulador ejecuta una conversación paso por paso dentro del workflow.

Qué hacer hoy

Abrí Workflows. Instalá uno de los tres presets. Probalo en el simulador con un mensaje de ejemplo. Activarlo te va a llevar minutos.

La primera vez que funcione solo, vas a recuperar esa media hora diaria que antes tu equipo gastaba respondiendo exactamente la misma pregunta.